Facto MiniFMIS FAQ

 

Algemeen
Meldpunt
Contractbeheer
Zaalreserveringen
Ruimtebeheer
Techniek

 

Algemeen
Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van het aanschaffen van het product?
Zie rechterkant voor de opties.

Wat zijn de technische specficaties voor het MiniFMIS?
De specificaties zijn als volgt:

 

•Aantal gebruikers: Maximaal 200 gelijktijdige gebruikers (Afhankelijk van computer- en netwerkcapactieit)
•Windows versie : Windows 8, 7, Vista.
•Schermresolutie: Minimaal 1024 x 768.
•Database: MS SQL Server database 2012, 2008, 2005

 

Wat is de oorzaak voor de lage kosten in relatie tot grotere systemen?

Het MiniFMIS is relatief eenvoudig van opzet en eenvoudig in gebruik. Grotere en complexere systemen bieden andere functionaliteiten en zijn daarom anders geprijsd.

 

Hoeveel flexibiliteit zit er in het aanpassen van templates?
De templates die worden gebruikt voor de emailberichten (b.v. de bevestiging van de melding van een storing in de module Facilitair meldpunt) kunnen worden aangepast. Standaard rapportages kunnen niet worden aangepast.

 

Er wordt gewerkt met kostenplaatsen. Is er een koppeling mogelijk naar een financieel pakket?
Directe koppeling met een financieel pakket is niet mogelijk. Financiële gegevens kunnen wel geëxporteerd worden naar een csv bestand. Hierdoor wordt het mogelijk deze in te lezen in een financieel pakket.

Wat is het maximaal aantal gebruikers?
Ons advies is: maximaal 200 gebruikers tegelijkertijd actief. Echter, in theorie is dit onbegrensd. Het aantal gebruikers is afhankelijk van de capaciteit van het netwerk van de organisatie die het MiniFMIS gebruikt.

 

Is er een importfunctie voor het overzetten van gegevens van bestaande losse Facto modulen?
Er is een importfunctie. Deze is niet gekoppeld aan b.v. active directory bestanden.
Ons advies is om bij aanschaf dit te bespreken bij het (extra) dagdeel advies. Er is 1 adviesmiddag of trainingsmiddag gekoppeld aan de aanschaf.

 

Is er een mogelijkheid om Excel sheets te importeren?
Voor het importeren van eventuele excel sheets of andere bestanden, kunnen wij een offerte uitbrengen op basis van de complexiteit en hoeveelheid.

 

Wat zijn de verschillen tussen huidige modulen en miniFMIS?
Het MiniFMIS is er om dubbele opslag van gegevens te voorkomen. Alle ruimtes, personeelsleden, alsmede een aantal stamgegevens hoeven nu maar 1 x vastgelegd te worden in het systeem.
Koppeling met een mail programma zoals outlook, waardoor communicatie richting interne klant wordt verbeterd is ook mogelijk. Er is een planbord functionaliteit bij zaalreserveringen
De meest gebruikte modulen zijn nu via 1 systeem te benaderen.

 

Is er een mogelijkheid om inventaris te reserveren?
Er is geen module Inventarisbeheer. Als het puur om het reserveren van inventarisstukken gaat, kan het betreffende inventarisstuk als vergaderruimte of als reserveerbare voorziening in de module Zaalreserveringen worden ingevoerd.

 

Is het MiniFMIS getest?
Ja, de afzonderlijke modulen zijn in het verleden al getest door een onafhankelijk en extern bureau, waardoor deze betrouwbaar zijn. 


Wie is er geautoriseerd voor het weggooien of schonen van het systeem?
Gebruikers met Administrator-rechten kunnen reserveringen, meldingen en werkopdrachten uit het systeem verwijderen. Let op: Daarmee wordt dan ook de basis voor een aantal managementoverzichten verwijderd.


Meldpunt
Kunnen werkopdrachten worden heropend? Als b.v. toilet voor de xxde keer verstopt zit?
Ja, afhankelijk van de autorisatie (beheerder) kan dat.

 

Module Facilitair Meldpunt. Kunnen alle medewerkers meldingen maken in dit systeem?
Technisch is dit mogelijk. Veel organisaties kiezen echter voor een beperkt aantal mensen (veelal werkzaam op een servicedesk). Bij de meeste facilitaire afdelingen zijn er enkele facilitair medewerkers geautoriseerd om een melding te maken. Er is een centraal meldpunt. Dit is van uit beheeroogpunt het meest efficiënt. Het is natuurlijk altijd mogelijk om ook bijvoorbeeld een aanspreekpunt van een afdeling machtigen.

 

Kunnen werkorders per mail worden verstuurd?
Ja, dat kan. De werkopdrachten en terugkoppeling van melding kunnen per mail worden verzonden. Bovendien is de layout van de mail aan te passen door gebruik van templates (of sjablonen).

 

Kunnen de gegevens van de modulen Meldpunt en Contractbeheer worden overgezet naar het MiniFMIS?
Ja, dat kan. Advies (1 dagdeel) is bij aanschaf van het MiniFMIS inbegrepen. U heeft recht op invulling van 1 dagdeel advies. U kunt kiezen uit een trainingmiddag of adviesmiddag. Daar wordt aandacht besteed aan conversie van gegevens van “oud” naar “nieuw”.


Contractbeheer
Kunnen de gegevens van de modulen Meldpunt en Contractbeheer worden overgezet naar het MiniFMIS?
Ja, dat kan. Advies is om bij aanschaf van het MiniFMIS inbegrepen. U heeft recht op invulling van 1 dagdeel advies. U kunt kiezen uit een trainingmiddag of adviesmiddag. Daar wordt aandacht besteed aan conversie van gegevens van “oud” naar “nieuw”.

 

Is er een signaalfunctie bij de activiteiten van een contract?
Er is een signaalfunctie per persoon welke activiteiten er open staan. En er is wel een signaalfunctie voor het aflopen van contracten.


Zaalreserveringen
Als er 2 x een ruimte wordt gereserveerd op dezelfde tijd / overlappende tijd wat gebeurt er dan?
Bij een dubbele reservering krijgt de persoon die als 2e de ruimte reserveert een melding op het scherm dat de ruimte al bezet is. Dat geldt ook voor eventueel beperkt beschikbare voorzieningen (zoals beamers) die bij de reservering worden geboekt. Dit is ook een van de redenen dat de planbordfunctie is geïmplementeerd in de zaalreserveringen module, om dubbele boekingen te voorkomen.

Kun je op basis van criteria een zaal toegewezen krijgen?
Nee. Deze functie is niet aanwezig in het MiniFMIS. Wel is het zo dat als er een zaal wordt gereserveerd voor 20 personen, en de capaciteit is slechts 10 personen dat er een melding in het scherm verschijnt.
Deze waarschuwing wordt gegeven bij overschrijding van de maximale capaciteit.

 

Wordt er naar catering gemaild als er een zaalreservering wordt gemaakt?
Nee, er wordt geen automatische mail naar de catering verstuurd. Wel is er een apart overzicht voor de medewerkers van de catering waarin de gereserveerde cateringvoorzieningen op volgorde van gebouw en tijd zijn opgenomen.


Ruimtebeheer
Kunnen er tekeningen worden uitgedraaid?
Nee, er zijn geen koppelingen met grafische programma’s.

 

Kunnen er leegstandsoverzichten worden uitgedraaid?
Ja, er is een mogelijkheid voor het uitdraaien van een leegstandsoverzicht.


Techniek
Draait het MiniFMIS ook onder terminal service?
Ja, daar draait het ook onder.

 

Draait het systeem volledig op een server?
Ja, het MiniFMIS draait volledig op de server en via snelkoppeling op de werkstations kan MiniFMIS worden gebruikt. Het MiniFMIS hoeft niet op elk werkstation te worden geïmplementeerd – een snelkoppeling van het programma is voldoende.

Eénmalige download met een jaarlijkse update
+ 1 dagdeel advies/instructie.
Aanschaf: € 1595,- incl. een dagdeel advies of instructie. Daarna jaarlijks € 595,- voor de jaarlijkse updates en helpdesk.

Abonnement geldt voor minimaal 1 jaar. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar per mail worden opgezegd. Bij niet tijdig opzeggen wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd.

Extra training/advies mogelijkheid
U heeft de mogelijkheid om een extra dagdeel training/advies in te kopen.
Kosten € 595,- excl. BTW per dagdeel training/advies (maximaal 5 personen per dagdeel advies).

GRATIS Proefversie voor 2 maanden
U heeft de mogelijkheid om het Facto miniFMIS eenmalig gratis te gebruiken. U krijgt dan een tijdelijke licentie die automatisch na 2 maanden verloopt.