MiniFMIS

 

Achtergrond
Basismodule
Ruimtebeheer en organisatiebeheer
Contractbeheer
Zaalreserveringen
Facilitair Meldpunt
Technische specificaties
Proef- en levertijd
Schermafdrukken

Achtergrond
Vakmedianet bracht eerder de succesvolle Facto-software reeks op de markt. Deze software tools bieden facilitaire afdelingen een geautomatiseerd hulpmiddel bij het uitvoeren van hun werkprocessen en taken. Iedere module bestrijkt een deel van het facilitaire werkveld en de complete reeks bestaat inmiddels uit 20 modules. De tools zijn eenvoudig, helder van opzet en worden gekenmerkt door een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid en voordelige prijsstelling.

Ondanks dat de modules uitstekend naast elkaar zijn te gebruiken, vormt het geen integraal facilitair systeem. Iedere module heeft namelijk zijn eigen database. Daardoor worden gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of ruimtes voor ieder systeem afzonderlijk ingevoerd en bijgehouden. Op verzoek van klanten, zijn de 5 populairste modules gebundeld in een integrale versie: het MiniFMIS. Het MiniFMIS bestaat uit de volgende modules:


1. Basismodule (incl. gebruikersautorisatie)
2. Ruimtebeheer en Organisatiebeheer
3. Contractbeheer
4. Zaalreserveringen met planbord
5. Facilitair Meldpunt

De functionaliteit van deze modules is voor een groot deel op de oorspronkelijke modules gebaseerd en daar waar nodig verbeterd en uitgebreid.

Het voordeel zit in een gezamenlijke database én in de interactie tussen de verschillende modules. Wanneer er een opdracht wordt aangemaakt in het ‘Facilitair Meldpunt’ heeft u direct het (onderhouds)contract paraat via de ‘Contractbeheer’ module.

Basismodule
De basismodule van het fmis vormt het hart van de applicatie en zal voor alle gebruikers toegankelijk zijn. Gebruikers moeten eenmalig inloggen en krijgt op basis van de toegekende rechten toegang tot één of meerdere modules. De beheerder kan in de autorisatiemodule precies aangeven wie welke rechten toegekend krijgt.

Ruimtebeheer en organisatiebeheer
Binnen vrijwel alle modules van het MiniFMIS worden gebouw- en organisatiegegevens gebruikt. We hebben het dan enerzijds over de gebouwen met verdiepingen en ruimtes en anderzijds over afdelingen en medewerkers. Met deze module kunt u die gegevens op gestructureerde wijze beheren.

Daarnaast biedt de module diverse overzichten die op basis van deze gegevens kunnen worden gegenereerd: telefoonlijsten (per afdeling, per gebouw), leegstandsoverzichten, ruimtebehoefteanalyses en doorbelastingsoverzichten. Deze module stelt u bijvoorbeeld in staat om alles volgens plan in te richten.

Contractbeheer
Organisaties sluiten steeds vaker contracten af voor het verrichten van bijvoorbeeld onderhoud of schoonmaakwerkzaamheden. In contracten worden afspraken vastgelegd over de te leveren prestaties, prijzen, looptijden, etc. Met de module Contractbeheer kunt u de administratie van die belangrijke contracten overzichtelijk organiseren en zijn contractgegevens direct beschikbaar. ‘Wie beheert welk contract’, ‘wanneer loopt contract X af’ en ‘waar liggen de documenten die bij contract Y horen’ zijn vragen die met Facto Contractbeheer eenvoudig worden beantwoord.

Daarnaast is het programma voorzien van een krachtige signaleringsfunctie, die op basis van flexibele parameters direct inzicht geeft in de contracten die binnenkort automatisch verlengd worden of aflopen. Zodoende wordt u nooit meer verrast door contracten die ongewenst worden gewijzigd, stopgezet of verlengd.

Zaalreserveringen
De module zaalreserveringen biedt u de gelegenheid om (vergader-)zalen overzichtelijk te reserveren. Daarnaast kunt u bij deze reserveringen ook voorzieningen als catering en faciliteiten (beamers, flipovers, etc) vastleggen. De beschikbaarheid van zalen is in één oogopslag inzichtelijk met behulp van de strokenplanning in het planbord. Bovendien is dit planbord door alle medewerkers binnen uw organisatie te raadplegen. Iedereen heeft direct inzichtelijk welke ruimtes wanneer beschikbaar zijn.

Daarnaast biedt de zaalreserveringsmodule handige dagoverzichten voor de catering en andere facilitaire diensten, zodat zij per dag kunnen aangeven wat, wanneer en waar geleverd moet worden. Bovendien kunnen de kosten van reserveringen en facilitaire diensten worden geregistreerd en gefactureerd. Problemen met dubbelboekingen, verkeerde apparatuur of afwijkende lunches worden hierdoor makkelijk voorkomen. 

In zaalreservering is ook een planbord opgenomen. In 1 oogopslag kunt u op het planbord zien of een zaal / vergaderruimte wel of niet beschikbaar is op de door u gewenst datum / tijd.

Facilitair Meldpunt
Met de module Facilitair Meldpunt kunnen meldingen van verschillende aard worden geregistreerd en beheerd. Alle bekende KWIS-meldingen (Klachten, Wensen, Informatie en Storingen) kunnen in het systeem worden ingevoerd. Om een melding af te handelen, kan men medewerkers in de backoffice (handymans, technische dienst, externe bedrijven, etc) opdrachten geven middels werkbonnen, die uiteindelijke moeten leiden tot een bevredigende oplossing.

Daarnaast kan een groot aantal (management-)overzichten worden vervaardigd waaronder diverse signaallijsten en doorbelastingsoverzichten. Alle meldingen en werkopdrachten kunnen automatisch via mail worden verstuurd. Kortom, u werkt gestuctureerd en heeft via de rapportage snel inzicht in eventuele afwijkingen.

Technische specificaties
Het MiniFMIS is een Windows-applicatie dat derhalve in een netwerk met Windows-PC’s geïnstalleerd dient te worden. Dit kan ook een Citrix-omgeving zijn.

 

Aantal gebruikers: Max. 200 gelijktijdige gebruikers (mede afhankelijk van netwerkcapaciteit)
Windows versies: Windows 8, 7, Vist     
Schermresolutie: Minimaal 1024x768
Database: MS SQL Server database 2012, 2008, 2005



De gegevens worden in een centrale en krachtige SQL Server database opgeslagen. Diverse modules maken gebruik van MS Outlook of andere mailsystemen voor het automatisch opstellen en versturen van e-mails.

Proef- en levertijd

Het MiniFMIS is na bestelling eenmalig te downloaden d.m.v. een URL die u krijgt toegestuurd.

Schermafdrukken
Onderstaand is een aantal schermafdrukken opgenomen, zodat u zich een beeld kunt vormen van de verschillende modules.

Basismodule
Ruimte en organisatiebeheer
Contractbeheer
Zaalreserveringen
Facilitair meldpunt

Eénmalige download met een jaarlijkse update
+ 1 dagdeel advies/instructie.
Aanschaf: € 1595,- incl. een dagdeel advies of instructie. Daarna jaarlijks € 595,- voor de jaarlijkse updates en helpdesk.

Abonnement geldt voor minimaal 1 jaar. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Facto miniFMIS, Nico Steenvoordenstraat 42, 2201 DM in Noordwijk (ZH). Bij niet tijdig opzeggen wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd.

Extra training/advies mogelijkheid
U heeft de mogelijkheid om een extra dagdeel training/advies in te kopen.
Kosten € 595,- excl. BTW per dagdeel training/advies (maximaal 5 personen per dagdeel advies).

GRATIS Proefversie voor 2 maanden
U heeft de mogelijkheid om het Facto miniFMIS eenmalig gratis te gebruiken. U krijgt dan een tijdelijke licentie die automatisch na 2 maanden verloopt.